毕业生档案服务指南

时光荏苒，日月如梭，一年又一年。毕业的季节，是收获的季节，令人高兴；毕业的季节，也是道别的时刻，令人难舍。展望未来，同学们要扬帆启航，天高任鸟飞，海阔凭鱼跃。档案馆的老师衷心祝愿同学们，在外面的世界大显身手，奋发有为！努力在社会的各行各业、各个领域作出卓越的成就，开创自己辉煌的未来！

毕业了，自己的档案怎么办？档案馆的老师编制了毕业生档案问答，希望同学们关心自己的档案，仔细阅读，认真办理。同学们，常回来看看，工大永远是你们的家！

1、我的档案都有哪些内容？

   答：毕业生档案材料包括：①学生入学材料：入学前学习期间的档案材料（如高中学籍表、高中毕业生登记表等）或工作期间单位人事部门的档案材料、高考报名登记表、志愿表及体检表等、入学时填写的《河南工业大学学生登记表》；②学习成绩材料：《河南工业大学学生历年学习成绩表》；③毕业材料：包括《普通高等学校毕业生登记表》、《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》（存根）；④毕业生体检表；⑤学位申请、授予情况材料（适用于研究生）；⑥组织发展材料（入党或入团材料）；⑦奖惩等有关材料；⑧社会实践活动登记表等有关材料。其中①－⑤为档案中的必需材料；⑥－⑧为事发材料。

2、毕业生档案就是“人事档案”吗？我的档案有什么作用？

   答：毕业生就业办理报到证并将其放入毕业生档案，学校将毕业生档案转交毕业生就业单位的人事部门或人事代理机构，这时的毕业生档案才是你的个人“人事档案”。

作用：毕业生档案真正发挥作用的是毕业生的“人事档案”，而不是我们通常所说的放在学校保管的毕业生档案，它主要是起凭证、依据、参考的作用。如你的转正定级、职称评定、办理养老、失业、医疗保险、户口转入等相关事宜都是毕业生档案成为人事档案后才能进行的。

也就是说，办理人事代理而将档案放在人力资源和社会保障局（人才交流中心）的，可以计算工龄、职称评审、户口转入等等。

而由学校保存的毕业生档案，不能办理转正定级、职称评定、养老保险办理等等事宜。

3、毕业了，我的档案放在哪里？我的档案能长期放在学校吗？

答：毕业生离校后，档案随毕业生离开学校。毕业生的去向决定档案的去向，一般有以下几种情况：

（1）升学。毕业生考上研究生或专升本，毕业生的档案转到新的学校。

（2）工作：

①毕业生进入国企、事业单位或政府机构等有资质保管档案的单位，同时你有正式编制，毕业生的档案就转入工作单位。

②毕业生属于以下情况之一：出国留学、自主创业、去私营公司、民营公司、外企、没有编制的企事业单位，毕业生可以办理人事代理，档案放在人才交流中心。也可以放在生源地县（市）的人才机构。

（3）暂时未就业。

可以在2年择业期内暂时放在学校，等到找到工作时，再转到相应地方。或者择业期满放在生源地县（市）的人才机构。

毕业生档案不能长期放在学校。

4、我要办理档案的迁出，需要哪些手续？

答：毕业生在毕业当年离校前领到报到证或录取通知书的，毕业生档案由毕业生所在学院和学校档案馆集中办理。

毕业生离校后办理档案迁出的，一般有以下几种情况。

（1）升学。

毕业生在离校后领到录取通知书的，毕业生需要先将录取通知书复印件一份交学校就业指导中心，然后持身份证原件、复印件及录取通知书原件、复印件到学校档案馆办理档案转移手续。

（2）就业。

毕业生需要首先到学校就业指导中心办理报到证，然后持身份证原件、复印件，报到证原件到学校档案馆办理档案转递手续。

5、我的档案是怎样转递的？我能自带档案吗？

   答：毕业生档案转递的去向是根据《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》（简称《报到证》）上的报到单位进行转递。根据《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》，学生档案通过EMS进行转递或派专人送取，原则上不准自带。

6、我改派了，我的档案咋办？

   答：毕业生在与原签约单位毁约或解除协议时，如档案已寄往该单位的，请原单位将档案寄往重新签约的单位或将档案退回学校档案馆。如单位将档案退回学校，请及时告知档案馆。

7、我自己的档案，我能一直自己拿着吗？

答：不能，必须放在具有档案保管资质的管理机构，才能确保档案的客观性和凭证作用。

8、我有必要查询我的档案到单位了吗？我怎样查询？

   答：毕业生应在毕业离校或办理报到证三个月后向档案接收单位查询档案是否已到。查询去向应到《报到证》上的单位、人才服务中心查找，或到河南工业大学档案馆网页上通过EMS快递单号查询档案去向。如档案接收单位确实未收到档案，请及时与学校档案馆联系，电话0371-67756742，查询档案去向。

9、其它问题怎么办？

   有关报到证问题，请咨询学校就业指导中心，电话：0371-67756299

   有关户口问题，请咨询学校保卫处户籍室，电话：0371-67756776

   有关党员组织关系问题，请咨询学校组织部，电话 ：0371-67756557

10、咨询电话：学生档案0371-67756742

       联系地址：河南省郑州市高新技术开发区莲花街100号

       河南工业大学图书馆楼一楼西106室

       网址：http://dag.haut.edu.cn/

       邮箱:dag@haut.edu.cn

                                             河南工业大学档案馆

                                               2018年5月

毕业生档案服务指南

另外：毕业生查询复印成绩单、高考录取名册、毕业证认证等请咨询档案馆综合档案室。

     电话67756852。

档案馆简介：

河南工业大学档案馆成立于2005年1月，正处级建制，是学校档案工作的职能管理部门，是永久保存和提供利用学校档案信息资源的科学文化事业机构，具有档案管理和服务职能。档案馆下设综合档案科和人事档案科，主要工作内容是全校综合档案、全校人事档案、全校毕业生档案的管理和利用，学校年鉴的编撰出版等工作。2016年11月学校档案馆获批河南省档案工作规范化管理认证特级档案馆，是河南省高校唯一获此殊荣的学校。

学校档案实行集中统一管理，馆藏综合档案分为郑州工程学院、郑州工业高等专科学校、河南工业大学三个全宗，有党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、实物档案、声像档案、电子档案等十三大类；人事档案有学校在职职工、离退休等个人档案；毕业生档案有两年择业期内及择业期满遗留的研究生、本科生及专科生个人档案。

档案馆基础实施完备，库房配置了防盗监控、温湿度控制、除菌等功能的综合智能管理系统和高压细水雾消防系统。运用档案管理软件，完成了馆藏档案的案卷级、文件级目录数据库，实现了重要的、利用率高的档案全文数字化与即时查询和打印。